E-Mail Archivierung – rechtskonform & revisionssicher

Garantierte Auffindbarkeit

In der täglichen Flut an E-Mails kann es schwierig sein, den Überblick zu behalten. Daher verfügt jedes Mailprogramm über eine integrierte Archivierungsfunktion, welche jedoch sehr häufig nicht den gesetzlichen Anforderungen genügt. Zudem besteht die Gefahr, dass Mitarbeitende nicht alles archivieren oder sogar vorsätzlich Mails löschen.

Ein ausgelagertes E-Mail Archiv übernimmt das automatische Speichern aller ein- und ausgehenden Mails. Und zwar noch bevor sie den Firmenserver erreichen, denn nur so liegen sie garantiert unverändert und unveränderbar vor.

Stichwort „Revisionssicherheit“

Revisionen kommen früher oder später auf jedes Unternehmen zu. Verträge und anderer Briefverkehr sind vollständig und gut sortiert in Aktenordnern verstaut. Doch was, wenn der Prüfer Einblick in die elektronischen Korrespondenzen wünscht?

Ein E-Mail Archiv verwahrt automatisch alle geschäftsrelevanten Mails – und zwar revisionssicher. Das heisst, sie liegen unverändert und unveränderbar vor. Nachvollziehbar auch für jeden Prüfer.

Zeit und Kosten sparen

Eine effiziente E-Mail Archivierung hilft Zeit und Kosten zu sparen und läuft automatisch ab. Sie lässt sich mit wenigen Klicks konfigurieren und verwalten. Das entlastet die IT-Abteilung und spart sowohl Zeit als auch Geld.

Die Vorteile auf einen Blick

  • Automatische Archivierung aller E-Mails (eingehend, ausgehend, intern)
  • Unveränderbare Aufbewahrung – revisionssicher und rechtskonform
  • Sehr einfache Integration
  • Keine Installation auf lokalen Geräten nötig
  • Sicherung nach DSGVO
  • Einfache Volltextsuche dank smarter Suchalgorithmen

Wie funktioniert die E-Mail Archivierung?

Die E-Mail Archivierung ist eine Erweiterung des Spam- und Virenfilters und setzt dessen Nutzung voraus. Wird eine Mail an eine Person Ihres Unternehmens gesendet, durchläuft diese zuerst den Spam- und Virenfilter. Das geschieht auf dem Corolis Server noch bevor die Mail Ihren Mailserver erreicht. So wird Ihr Server gleichermassen entlastet und geschützt.

Ist die Mail sauber, erstellt der E-Mail Archive Service eine exakte Kopie der Mail und legt diese – ebenfalls auf dem Corolis Server – im Archiv ab. Gleichzeitig wird die Mail zu Ihrem Mailserver weitergeleitet und ganz normal an den Empfänger zugestellt. Dasselbe geschieht, wenn eine Person aus Ihrem Unternehmen eine Mail an einen externen Kontakt sendet.

Dadurch, dass die Mails noch vor dem Eintreffen auf Ihrem Server archiviert werden, wird sichergestellt, dass sie dort in unveränderter und unveränderbarer Form vorliegen. Sollten also versehentlich oder absichtlich Mails von Ihrem Firmenserver gelöscht werden, so bleiben sie trotzdem auf dem Corolis Server im Archiv erhalten.

Eine Manipulation ist damit unmöglich und geschäftsrelevanter Mailverkehr wird revisionssicher und rechtskonform aufbewahrt.

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About the Author

Dagmar Boy

Dagmar Boy ist seit vielen Jahren in der IT zuhause. Sie bringt auf Kundenseite wie auch auf Agenturseite langjährige Erfahrung in diversen Fragestellungen der IT und der digitalen Transformation mit. Neu ist sie für den Aufbau des Joint Ventures von snowflake productions gmbh und Skyfillers GmbH unter dem Brand "Corolis" verantwortlich.

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